AI Mail Assistant

Uw Geautomatiseerde Email Responder met CRM Integratie

Never Miss a Customer Email Again

Elke dag komen er emails binnen. Vragen over producten, verzoeken om offertes, supportvragen. Ze verdienen allemaal een snel, professioneel antwoord. Maar met een volle inbox is dat niet altijd haalbaar.

AI Mail Assistant neemt dit werk uit handen. Het systeem leest inkomende emails, begrijpt wat de klant vraagt, zoekt de juiste productinformatie erbij, koppelt de klant aan uw CRM, en stelt automatisch een professioneel concept-antwoord op. U hoeft het antwoord alleen nog maar te controleren en te verzenden.

Hoe Het Werkt

1. Email binnen – Een klant stuurt een email naar uw zakelijke mailbox.
2. AI analyseert – Het systeem bepaalt waar de email over gaat en of een antwoord nodig is.
3. Klant herkend – Het systeem zoekt de klant op in uw vTiger CRM en haalt relevante klantgegevens op (facturen, tickets, offertes).
4. Kennis gezocht – De AI doorzoekt uw website en geuploade documenten (PDF’s, prijslijsten, handleidingen) voor de juiste productinformatie.
5. Concept geschreven – Er wordt een persoonlijk, inhoudelijk correct concept-antwoord gemaakt, inclusief productlinks en contactgegevens.
6. Klaar in uw Concepten map – Het concept staat klaar in de Concepten map van uw mailbox. U leest het door, past aan indien gewenst, en drukt op Verzenden.

U blijft altijd de baas. Er wordt nooit automatisch een email verzonden. Elk antwoord is een concept dat u goedkeurt.

Functies

Slimme Email Verwerking

• Automatische classificatie – De AI bepaalt of een email een verkoopvraag, supportverzoek of iets anders is, en past het antwoord daarop aan.
• Alleen nieuwe emails – Kies bij het starten of u alleen emails wilt verwerken die na de start binnenkomen. Bestaande ongelezen emails blijven onaangeroerd in uw mailbox.
• Mailbox blijft ongewijzigd – Het systeem leest emails zonder ze als “gelezen” te markeren. Uw mailbox ziet er precies hetzelfde uit als daarvoor.
• Meertalig – De AI herkent de taal van de inkomende email en antwoordt in dezelfde taal. Nederlands, Engels, of een andere taal – geen probleem.

CRM Integratie (vTiger)

• Automatische klantherkenning – Inkomende emails worden automatisch gekoppeld aan het juiste klantdossier in vTiger CRM.
• Klantgeschiedenis meegenomen – De AI weet welke facturen open staan, welke supporttickets er lopen, en welke offertes er zijn verstuurd. Het antwoord is altijd contextbewust.
• Persoonlijk contact – De klant wordt bij naam aangesproken, met de juiste aanhef en toon.

Kennisbank – Website & Documenten

• Website indexering – Uw website wordt automatisch geïndexeerd. De AI kent al uw producten, diensten en pagina’s en kan de juiste productlink in het antwoord opnemen.
• PDF documenten uploaden – Upload prijslijsten, handleidingen, productbrochures of andere documenten als PDF. De AI gebruikt deze documenten als extra kennisbron bij het beantwoorden van emails.
• Documenten beheren – U kunt geuploade documenten op elk moment toevoegen of verwijderen via het dashboard.
• Slimme zoekfunctie – De AI zoekt tegelijk in uw website en documenten om de meest relevante informatie te vinden voor elke email.

Aanvullende Instructies

• Schrijfstijl – Bepaal zelf hoe de AI schrijft. Formeel of informeel, kort of uitgebreid – u stelt het in en elke email volgt dezelfde stijl.
• Vaste handtekening – Stel een handtekening in die automatisch onder elk concept wordt toegevoegd. Naam, functie, bedrijf, telefoonnummer – u regelt het één keer en het staat altijd goed.
• Contactgegevens – Geef op welke contactgegevens in emails verwerkt moeten worden (website, telefoon, email).
• Extra richtlijnen – Bijvoorbeeld: “Noem geen prijzen in de email, verwijs naar de website.” De AI volgt uw instructies consequent.

Veiligheid & Privacy

• Anonimisering – Klantgegevens worden geanonimiseerd voordat ze naar de AI worden gestuurd. De AI ziet alleen tokens zoals [KLANT_NAAM_1] in plaats van echte namen. Na het genereren van het concept worden de echte gegevens weer ingevuld.
• Beveiligde opslag – Wachtwoorden en API keys worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
• Security Supervisor – Een ingebouwde beveiligingslaag controleert elke actie die het systeem uitvoert en blokkeert verdachte handelingen.
• Audit log – Elke stap in het proces wordt gelogd. U kunt altijd precies zien wat het systeem heeft gedaan.

Dashboard

• Overzichtelijk dashboard – Beheer alles vanuit één overzichtelijk dashboard.
• Donker, Licht & Hoog Contrast thema – Kies het thema dat het beste bij u past. De voorkeur wordt onthouden.
• Real-time status – Zie direct of de orchestrator actief is en hoeveel emails er verwerkt zijn.
• Verwerkte emails inzicht – Bekijk welke emails verwerkt zijn, met welke classificatie en of er een CRM match was.
• Audit log inzicht – Volg alle acties van het systeem in de audit log.

Wat U Nodig Heeft

• Een zakelijk emailadres met IMAP/SMTP toegang (bijv. DirectAdmin mailbox)
• Een vTiger CRM instantie (optioneel, maar aanbevolen voor klantgegevens)
• Een AI API key (wordt verstrekt bij abonnement)

Voor Wie?

AI Mail Assistant is ideaal voor:

• B2B bedrijven die veel productvragen per email krijgen
• Klantenservice teams die sneller willen reageren zonder kwaliteit te verliezen
• Verkoopteams die geen lead willen missen door trage emailrespons
• Eenpersoons bedrijven die hun inbox niet zelf meer bij kunnen houden
• Iedereen die vTiger CRM gebruikt en emailcommunicatie wil automatiseren

Prijzen

Alle pakketten inclusief hosting, onderhoud en updates. Geen verborgen kosten.

Veelgestelde Vragen

Verstuurt het systeem emails automatisch?

Nee. Het systeem maakt alleen concept-antwoorden aan in uw Concepten map. U controleert elk antwoord voordat het wordt verzonden.

Verandert het systeem iets aan mijn mailbox?

Nee. Het systeem leest emails zonder ze als “gelezen” te markeren. Uw mailbox blijft precies zoals u hem achterlaat.

Kan de AI echt inhoudelijk antwoord geven?

Ja. De AI doorzoekt uw website en geuploade documenten om de juiste productinformatie te vinden. Het antwoord bevat specifieke productdetails en links, geen algemene antwoorden.

Wat als de AI het antwoord niet weet?

De AI erkent wanneer er onvoldoende informatie beschikbaar is en stelt een concept op waarin de klant wordt beloofd dat er snel persoonlijk wordt gereageerd.

Kan ik de schrijfstijl aanpassen?

Ja. Via het dashboard stelt u schrijfstijl, handtekening, contactgegevens en extra instructies in. Elke gegenereerde email volgt deze richtlijnen.

Is mijn data veilig?

Ja. Klantgegevens worden geanonimiseerd voordat ze naar de AI gaan. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen. Elke actie wordt gelogd in de audit log.

Werkt het met mijn bestaande e-mail?

Ja. Het werkt met elke e-mailprovider die IMAP ondersteunt – DirectAdmin, Gmail, Outlook, etc.

Kan ik het anytime opzeggen?

Ja. Maandelijks opzegbaar. Geen lange contracten.

Klaar om uw inbox te automatiseren?

Neem contact op en start binnen een uur.

Prospects4u AI Mail Assistant – Slimmer werken, sneller antwoorden, tevreden klanten.