ManualNinja – AI-Helpdesk voor Installateurs, Reparatietechnici & Engineers

Upload een PDF of plak een web-URL – ManualNinja haalt de volledige handleiding op en indexeert deze. Laat uw serviceteams in gewone taal vragen stellen en ontvang stapsgewijze antwoorden met paginaspecifieke bronvermeldingen, AI-visie en meertalige ondersteuning.

Stop met scrollen door handleidingen van 300 pagina’s op locatie

Technici verspillen waardevolle tijd met het zoeken naar de juiste procedure, bedradingsschema of foutcode in dikke PDF-handleidingen. ManualNinja zet die handleidingen om in een directe, intelligente assistent die in seconden antwoordt – met de bronpagina eraan vast, zodat elk antwoord vertrouwd en verifieerbaar is.

Uren bespaard per klus

Vind de juiste procedure in seconden, niet in minuten. Geen bladeren meer door inhoudsopgaven of scrollen door PDF’s op een telefoon. Voeg handleidingen toe via PDF-upload of door een web-URL te plakken – ManualNinja crawlt automatisch alle pagina’s.

Maak een foto, krijg antwoorden

Upload een foto van een apparaatlabel of foutcodescherm. De AI leest het en vindt automatisch de juiste handleidingspagina.

Elk antwoord wordt geciteerd

Geen hallucinaties. Elk antwoord linkt direct naar de bronhandleiding en het paginanummer, zodat technici kunnen verifiëren en vertrouwen.

Wat is ManualNinja?

ManualNinja is een retrieval-augmented AI-assistent (RAG) voor technische documentatie. U voorziet het van de PDF-handleidingen waar uw team al op vertrouwt, en het geeft elke technicus een direct, deskundig antwoordenkanaal – een kanaal dat nooit hallucineert buiten het bronmateriaal, omdat elke bewering gekoppeld is aan een specifieke pagina in een specifieke handleiding.

Het is specifiek gebouwd voor apparateninstallateurs en reparatietechnici die snelle, nauwkeurige, verifieerbare instructies nodig hebben op de werkvloer. Upload een PDF-handleiding of plak een web-URL – ManualNinja haalt de volledige handleiding op (inclusief alle subpagina’s) en indexeert deze. Stel een vraag in gewone taal en ontvang een stapsgewijs antwoord met een directe link naar de bronpagina.

Nu met AI-visie: maak een foto van een apparaatlabel, foutcodescherm of naamplaat, en ManualNinja leest het, identificeert het apparaat, haalt foutcodes eruit en vindt het juiste antwoord in uw handleidingen.

Kernmogelijkheden

RAG-chatassistent

Vragen worden geëmbed en gematcht tegen uw handleidingenbibliotheek, waarna een groot taalmodel een precies antwoord samenstelt uit de opgehaalde fragmenten.

AI-visie (nieuw)

Upload een foto van een apparaatlabel, foutcodescherm of naamplaat. De AI leest het, identificeert het apparaat en zoekt automatisch in uw handleidingen.

Paginaspecifieke citaties

Elk antwoord bevat een klikbare link naar de exacte handleiding en het paginanummer, zodat technici kunnen verifiëren en meer context kunnen lezen.

Multi-tenant organisaties

Elke klant krijgt een geësoleerde werkruimte. Handleidingen, chatgeschiedenis en gebruik zijn per organisatie afgebakend – geen datalekken tussen tenants.

Google & LinkedIn inloggen

Technici kunnen inloggen met hun Google- of LinkedIn-account – geen nieuw wachtwoord om te onthouden. Één klik en ze zijn binnen.

Zelfservice registratie

Nieuwe klanten kunnen zelfstandig registreren, hun e-mail verifiëren en direct de gratis proefperiode starten – geen verkoopgesprek nodig.

Stripe-abonnementen

Maandelijkse terugkerende facturering via Stripe. Klanten kunnen op elk moment upgraden, downgraden of annuleren via de selfservice facturatieportal.

Handleidingen toevoegen via URL (nieuw)

Geen PDF? Geen probleem. Plak een link naar een online handleiding en ManualNinja haalt elke pagina op, volgt de paginering en indexeert automatisch de volledige inhoud.

Multi-pagina crawler

De crawler volgt de paginering over subpagina’s en blijft strikt binnen het pad van de handleiding. Tot wel 200 pagina’s per handleiding worden geïndexeerd.

Collega-kennis: opmerkingen & oplossingen die blijven bestaan

Een handleiding vertelt hoe iets hoort te werken. Maar in de praktijk vinden monteurs vaak slimme oplossingen die niet in de handleiding staan – een workaround voor een terugkerend probleem, een snelle diagnose-truc, of een aanpassing die specifiek werkt voor een bepaald apparaattype. Die kennis zit nu in de hoofden van uw monteurs. En als een monteur vertrekt, neemt hij die kennis mee.

ManualNinja verandert dit. Een monteur kan nu direct een opmerking of oplossing toevoegen aan een specifiek onderdeel van de handleiding. Die opmerking wordt opgeslagen en gekoppeld aan het apparaat en de handleidingpagina. De volgende monteur die hetzelfde probleem heeft met hetzelfde apparaat, ziet de opmerking van zijn collega automatisch verschijnen bij het antwoord.

Hoe het werkt

• Opmerking toevoegen – Een monteur vindt een oplossing die niet in de handleiding staat. Hij voegt een opmerking toe aan de betreffende handleidingpagina.
• Automatisch koppelen – De opmerking wordt gekoppeld aan het specifieke apparaat en de handleidingsectie. Geen zoeken meer – de kennis verschijnt precies waar je hem nodig hebt.
• Zichtbaar voor collega’s – Een andere monteur die hetzelfde probleem heeft met hetzelfde apparaat, ziet de opmerking van zijn collega direct bij het antwoord. Dit wordt getoond als ‘opmerking of oplossing van je collega’.
• Kennis blijft binnen het bedrijf – De opmerkingen worden opgeslagen op organisatieniveau. Als een monteur vertrekt, blijft zijn kennis beschikbaar voor het hele team.

Waarom dit belangrijk is

Bedrijven bouwen zo een eigen kennisbank op, bovenop de fabriekshandleidingen. De gecombineerde kennis van al uw monteurs – hun ervaring, trucs en workarounds – wordt vastgelegd en blijft beschikbaar, ook als mensen vertrekken. Het is alsof de meest ervaren senior monteur altijd naast je staat, ongeacht of hij nog in dienst is of niet.

• Geen kennisverlies meer – Vertrekt een monteur, dan blijft zijn expertise beschikbaar voor het team.
• Sneller problemen oplossen – Een monteur hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden als een collega het probleem al heeft opgelost.
• Kennis groeit met gebruik – Hoe meer uw team ManualNinja gebruikt, hoe waardevoller de kennisbank wordt.
• Geen extra administratie – Monteurs typen gewoon een opmerking bij de handleidingpagina. Geen aparte documentatie, geen wikibeheer.

Meertalig – stel vragen in uw eigen taal

ManualNinja detecteert automatisch de taal van uw vraag en antwoordt in dezelfde taal. Uw handleidingen kunnen in het Engels zijn, maar uw technici kunnen vragen stellen in het Nederlands, Duits, Frans of elke andere taal – en een duidelijk, natuurlijk antwoord terugkrijgen.

• Vraag in elke taal – Typ uw vraag in het Nederlands, Engels, Duits of een andere taal. De AI detecteert de taal automatisch en antwoordt in dezelfde taal – geen configuratie nodig.
• Handleidingen blijven in hun originele taal – Upload handleidingen in elke taal. De AI vertaalt de relevante fragmenten direct en presenteert het antwoord in de taal van de vraag. Uw Engelse handleidingen werken voor Nederlandssprekende technici.

Hoe het werkt – van PDF tot geciteerd antwoord in vier stappen

1. Upload handleidingen – Beheerder uploadt PDF-handleidingen: installatiehandleidingen, servicehandleidingen, foutcode-overzichten.
2. AI indexeert – Elke PDF wordt geparseerd, in stukken geknipt en geëmbed in een vectordatabase voor semantisch zoeken.
3. Vraag of maak een foto – Technici typen een vraag of uploaden een foto van een apparaatlabel of foutcodescherm.
4. Krijg antwoorden – De AI antwoordt met stapsgewijze instructies en een directe link naar de bronpagina.

AI-visie: Maak een foto. Identificeer. Los op.

Beschikbaar op Business- en Enterprise-abonnementen.

Een technicus komt een onbekende foutcode tegen op een apparaatscherm. In plaats van handleidingen door te zoeken, maken ze gewoon een foto met hun telefoon en uploaden deze naar de chat. Het AI-visiemodel van ManualNinja analyseert de afbeelding en haalt eruit:

• Apparaattype – wat voor soort apparatuur is dit
• Merk & model – van naamplaten en labels
• Foutcodes – van digitale schermen en LED-patronen
• Technische specificaties – spanning, vermogen, druk, enz.
• Alle zichtbare tekst – volledige OCR van labels en stickers

De AI zoekt vervolgens automatisch in uw handleidingenbibliotheek met deze informatie en geeft een gericht antwoord met de juiste reparatieprocedure. Het is alsof u een senior technicus over uw schouder meekekt, die toevallig elke handleiding in uw bibliotheek uit zijn hoofd kent.

Voor wie?

ManualNinja is ideaal voor:

• Apparatuur-installateurs – bedradingsschema’s, gasaansluitingen, installatiespelingen en inbedrijfstellingsprocedures direct beantwoord
• Witgoedreparatie – foutcodes, diagnostische routines, demontagestappen en reserveonderdeelverwijzingen
• HVAC-technici – servicemodi, koudemiddelvullingen, foutcodes en inbedrijfstellingschecklists voor warmtepompen en airconditioners
• Keukeninstallateurs – inbouw-installatiespecificaties, ventilatievereisten en elektrische aansluitingsdetails
• Consumentenelektronica-reparatie – schema’s, demontage-instructies en firmware-resetprocedures
• Veldservicebedrijven – standaardiseer antwoorden over elke technicus en verminder afhankelijkheid van de enkele senior engineer
• Vastgoed- & facilitymanagement – directe toegang tot handleidingen van elk apparaat in een portfolio van gebouwen
• Apparatuurverhuur & leasing – helpdeskmedewerkers beantwoorden klantvragen over gehuurde machines zonder door stapels PDF’s te spitten

Prijzen

Start gratis. Upgrade wanneer u meer nodig hebt. Annuleer op elk moment. Geen creditcard vereist voor de gratis proefperiode.

Veiligheid & Privacy

• HTTPS-versleuteld – TLS 1.2/1.3 overal. Geen plaintext-verbindingen.
• Tenant-isolatie – Uw handleidingen en chats zijn beperkt tot alleen uw organisatie.
• Audit gelogd – Elke admin-actie wordt bijgehouden in een speciaal audit-log.
• Veilige authenticatie – JWT met sterke secrets, bcrypt-wachtwoordhashing, OAuth 2.0 met CSRF-bescherming.
• Brute-force-bescherming – Inlog-pogingen beperkt, verplichte reCAPTCHA bij aanmelding.
• E-mailverificatie – Aanmelding vereist e-mailverificatie met tijdgebonden tokens.

Technische specificaties in het kort

• Backend: FastAPI + Uvicorn (Python 3.13), JWT-authenticatie
• Frontend: React 18 + Vite Single-Page Application
• Database: PostgreSQL 17
• Vectoropslag: Qdrant 1.19 met organisatie-afgebakende filtering
• Embeddings: BAAI/bge-small-en-v1.5 (384 dimensies, lokale inferentie)
• LLM (tekst): OpenAI-compatibele API, configureerbaar model
• LLM (visie): Novita AI-visiemodel (google/gemma-3-27b-it)
• PDF-extractie: PyMuPDF (fitz) met paginaniveau chunking
• Betalingen: Stripe – terugkerende abonnementen en selfservice portal
• Reverse proxy: Caddy met automatische HTTPS via Let’s Encrypt

Over ManualNinja

ManualNinja is een product van Prospects4u, een Nederlandse technologiestudio gevestigd in Veenendaal met meer dan 18 jaar ervaring in WordPress-ontwikkeling, CRM-integratie en maatwerk software-engineering. Hetzelfde team dat enterprise-grade WordPress-platforms, maatwerk vTiger CRM-modules en complexe API-integraties bouwt, heeft ManualNinja ontwikkeld.

Het idee ontstond uit een simpele observatie: technici in het veld verspillen elke week uren aan het doorbladeren van honderden pagina’s aan PDF-handleidingen. ManualNinja is het gerichte antwoord: technische documentatie direct toegankelijk maken voor de mensen die erop vertrouwen, in de taal die ze spreken, met de nauwkeurigheid die veiligheidskritiek werk vereist.

Klaar om uw team direct antwoorden te geven?

Start vandaag gratis. Upload uw eerste handleiding en stel uw eerste vraag in minder dan 2 minuten. Geen creditcard vereist.

ManualNinja – alsof u een senior technicus over uw schouder meekekt, die elke handleiding uit zijn hoofd kent.